Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Worum es hier geht

Das ANRELO Atelier ist das Kundenportal von ANRELO. Es liegt vollständig hinter einer Anmeldung: Ohne Zugang ist außer der Anmeldeseite nichts davon sichtbar. Wir legen darin ab, was wir für Sie erstellt haben, welche Aufgaben offen sind und was zwischen uns besprochen wurde.

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihnen diesen Zugang bereitzustellen. Wir verkaufen keine Daten, wir werten Ihr Verhalten nicht zu Werbezwecken aus, und wir setzen keine Analyse- oder Trackingdienste ein.

Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich ist die Hahn & Hamenstädt GbR. Die vollständigen Angaben finden Sie unter „Verantwortliche Stelle“ und im Impressum.

Welche Daten erfassen wir?

Erstens Daten, die Sie uns geben: Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, auf Wunsch Telefonnummer und Bild, sowie alles, was Sie im Portal schreiben, also Nachrichten, Rückmeldungen und ausgefüllte Formulare.

Zweitens Daten, die beim Benutzen entstehen: technische Protokolle des Servers und ein Vermerk darüber, wann Sie ein Dokument geöffnet haben. Was das genau ist und warum es das gibt, steht in Abschnitt 7.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch, außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Eine Nachricht an kontakt@anrelo.com genügt. Die Einzelheiten stehen in Abschnitt 4.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung in diesem Portal ist:

Hahn & Hamenstädt GbR

Friedrich-Ebert-Straße 1

34117 Kassel

Telefon: +49 151 50753806

E-Mail: kontakt@anrelo.com

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

3. Hosting

Dieses Portal wird extern gehostet. Die personenbezogenen Daten, die hier erfasst werden, liegen auf den Servern des Hosters. Das externe Hosting erfolgt zum Zweck der Vertragserfüllung gegenüber unseren Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unser Hoster verarbeitet Ihre Daten nur insoweit, wie das zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist, und folgt dabei unseren Weisungen.

Wir setzen folgenden Hoster ein:

Anbieter

Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4-6, 32339 Espelkamp, Deutschland

Zweck

Betrieb des Portals, Auslieferung der Seiten

Verarbeitete Daten

IP-Adresse, Zeitstempel, User-Agent, aufgerufene Adresse (Server-Logs)

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO

Drittland

nein, Serverstandort Deutschland

AVV abgeschlossen

ja

Datenschutzerklärung

https://www.mittwald.de/datenschutz

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Nutzer nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

4. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie dieses Portal benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Speicherdauer

Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der Konferenz-Tools.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter. Im Falle einer gemeinsamen Verarbeitung wird ein Vertrag über gemeinsame Verarbeitung geschlossen.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten, von ihrer Speicherung abgesehen, nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

5. Datenerfassung beim Aufruf des Portals

Cookies

Dieses Portal setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies. Sie tragen Ihre Anmeldung: Ohne sie wüsste der Server bei jedem Klick nicht mehr, wer Sie sind, und Sie müssten sich auf jeder Seite neu anmelden. Dazu kommt ein Cookie, das sich merkt, welche Organisation Sie zuletzt angesehen haben, wenn Sie zu mehreren gehören.

Wir setzen keine Cookies zu Analyse-, Werbe- oder Wiedererkennungszwecken, weder eigene noch fremde. Deshalb gibt es in diesem Portal auch keinen Einwilligungsbanner: Für technisch notwendige Cookies ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Die Speicherung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Bereitstellung eines angemeldeten Zugangs ohne sie technisch nicht möglich ist. Wenn Sie Cookies in Ihrem Browser für dieses Portal blockieren, können Sie sich nicht anmelden.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

Browsertyp und Browserversion

verwendetes Betriebssystem

Referrer URL

Hostname des zugreifenden Rechners

Uhrzeit der Serveranfrage

IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Betreiber dieses Portals hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Portal; hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

6. Ihr Zugang zum Portal

Konto und Anmeldung

Ein Zugang zum Atelier entsteht nicht durch Registrierung. Es gibt keine offene Anmeldung: Wir legen den Zugang an und laden Sie ein. Dafür verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen, beides aus unserer Geschäftsbeziehung.

Zu Ihrem Konto gehören: E-Mail-Adresse, Name, die Zuordnung zu Ihrer Organisation, freiwillig eine Telefonnummer und ein Profilbild, sowie technisch notwendige Angaben der Anmeldung, insbesondere der Zeitpunkt der letzten Anmeldung und ein nicht rückrechenbarer Prüfwert Ihres Passworts. Ihr Passwort selbst wird nirgends im Klartext gespeichert.

Die Anmeldung ist auf zwei Wegen möglich: mit Passwort oder über einen einmaligen Anmeldelink, den wir an Ihre E-Mail-Adresse senden. Für den Versand dieses Links gilt Abschnitt 8, Resend.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Zugang ist Teil der Leistung, die wir Ihnen schulden.

Zwei-Faktor-Authentisierung

Konten von ANRELO-Mitarbeitern sind verpflichtend durch einen zweiten Faktor geschützt. Dazu speichern wir einen geheimen Schlüssel, aus dem Ihre Authenticator-App die Einmalkennwörter erzeugt. Für Kundenkonten ist der zweite Faktor nicht vorgeschrieben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz der Kundendaten, die über diese Konten erreichbar sind, sowie Art. 32 DSGVO.

Anmeldung mit einem bestehenden Konto

Das Atelier teilt sich die Benutzerverwaltung mit unserem Newsradar. Wenn Sie dort bereits ein Konto haben, funktioniert dieselbe Anmeldung auch hier. Ein Atelier-Zugang entsteht daraus ausdrücklich nicht: Ohne Zuordnung zu einer Organisation sehen Sie im Portal keine Inhalte, sondern einen Hinweis, dass für Sie noch kein Zugang eingerichtet ist.

7. Was das Portal über Sie speichert

Die folgenden Verarbeitungen erfolgen sämtlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil sie die Leistung sind, für die das Portal existiert. Wo etwas anderes gilt, steht es dabei.

Dokumente

Zu jedem Ergebnis unserer Arbeit speichern wir Titel, Beschreibung, Kategorie, Zustand und einen Verweis auf das Dokument. Die Dokumente selbst liegen nicht im Portal, es bleibt immer bei einem Verweis nach außen. Was beim Öffnen eines solchen Verweises geschieht, steht in Abschnitt 9.

Firmenlogos und Profilbilder

Das Portal speichert zwei Arten kleiner Bilddateien selbst: Firmenlogos und freiwillige Profilbilder. Beide liegen bei Supabase in der Region Frankfurt (eu-central-1), als PNG, JPEG oder WebP mit höchstens 4 MB. Dokumente, Videos und PDF-Dateien bleiben weiterhin Verweise nach außen.

Das Logo Ihrer Organisation ist unter einer Adresse mit einem Zufallsteil öffentlich abrufbar; eine Liste der gespeicherten Logos sieht nur ANRELO. Profilbilder sind dagegen privat. Ihr eigenes Bild sehen Sie selbst. Daneben sehen ANRELO und Mitglieder Ihrer Organisation ein Profilbild nur dann, wenn der zugehörige Account eine Nachricht verfasst hat, die sie ohnehin lesen dürfen. Dafür erzeugt das Portal eine zeitlich begrenzte, signierte Bildadresse. Ohne Profilbild erscheint der Anfangsbuchstabe des Namens.

Ersetzen oder entfernen wir das Logo, löschen wir die bisherige Datei im selben Schritt. Ein Browser, der das Bild schon angezeigt hat, kann es danach noch bis zu einer Stunde aus seinem Zwischenspeicher zeigen. Die Datei hängt technisch nicht an den übrigen Daten Ihrer Organisation und verschwindet deshalb nicht von selbst, wenn wir die Organisation löschen; wir entfernen das Logo dann ausdrücklich mit.

Vermerk über geöffnete Dokumente

Wenn Sie ein Dokument öffnen, speichern wir dazu einen Vermerk mit Ihrer Nutzerkennung und dem Zeitpunkt. Er hat zwei Zwecke: Er trägt die Markierung „neu“, damit Sie sehen, was Sie noch nicht angesehen haben, und er zeigt uns, ob das Portal überhaupt benutzt wird.

Sie sehen diesen Vermerk nur für sich selbst. ANRELO sieht ihn ebenfalls. Er ist keine Lesebestätigung gegenüber Ihren Kolleginnen und Kollegen und wird auch niemals zu einer: Kein Kunde kann sehen, wann ein anderer Mensch aus seiner Organisation etwas geöffnet hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden und nachvollziehbaren Portal.

Aufgaben

Aufgaben legen wir an; Sie können deren Zustand ändern. Gespeichert werden Titel, Beschreibung, Zustand und der Zeitpunkt der letzten Änderung. Termine oder Fristen erfassen wir bewusst nicht.

Nachrichten und Rückmeldungen

Was Sie im Portal schreiben, speichern wir mit Inhalt, Kategorie, Verfasser und Zeitpunkt, ebenso Ihre Antworten auf Rückfragen zu einem Dokument.

Wichtig zu wissen: Nachrichten können weder gelöscht noch nachträglich geändert werden, auch von uns nicht. Der Grund ist ihre Beweisfunktion. Eine Freigabe, die sich später umschreiben ließe, wäre als Nachweis wertlos. Ihr Recht auf Löschung bleibt davon unberührt: Auf Ihre Aufforderung hin entfernen wir Ihre Daten, soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Diese Löschung nehmen wir dann direkt an der Datenbank vor.

Formulare

In Onboarding- und Briefingformularen erfassen wir die Angaben, die Sie eintragen. Ihr Zwischenstand wird laufend gespeichert, damit nichts verloren geht.

Beim Absenden werden Fragen und Antworten als Ganzes eingefroren und unveränderlich abgelegt. Sonst stünde ein Jahr später die heutige Fassung einer Frage neben Ihrer damaligen Antwort, und wer eine Frage umformuliert, veränderte rückwirkend, was Sie gesagt zu haben scheinen.

Newsradar

Wenn Sie den Newsradar benutzen, speichern wir je Person, wann Sie ihn zuletzt gelesen haben und welche Meldungen Sie sich gemerkt haben. Beides sehen Sie nur selbst.

Änderungsprotokoll

Änderungen an den Daten einer Organisation halten wir in einem Protokoll fest: wer wann was geändert hat. Es dient der Nachvollziehbarkeit und der Sicherheit. Kunden haben darauf keinen Zugriff. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 32 DSGVO.

Versandvermerke

Zu jeder Benachrichtigungsmail speichern wir, dass sie versendet wurde. Das verhindert, dass dieselbe Mail mehrfach hinausgeht. Der Inhalt Ihrer Nachrichten ist darin nicht enthalten, und Kunden haben darauf keinen Zugriff.

8. Eingesetzte Dienste

Supabase (Datenbank, Anmeldung und Bildspeicher)

Für die Datenbank, die Benutzerverwaltung und den Speicher der Firmenlogos und Profilbilder nutzen wir den Dienst Supabase des Anbieters Supabase, Inc., USA. Sämtliche Daten dieses Portals liegen dort.

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf europäischen Servern in der Region Frankfurt (eu-central-1). Die Übermittlung in die USA, soweit sie im Rahmen von Verwaltung und Wartung erfolgt, wird durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert.

Zweck

Datenbank, Benutzerkonten, Anmeldung, Speicher für Firmenlogos und Profilbilder

Verarbeitete Daten

alle in Abschnitt 6 und 7 genannten Daten

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Drittland

USA, abgesichert durch Standardvertragsklauseln

AVV abgeschlossen

ja

Verarbeitungsregion

Frankfurt (eu-central-1)

Datenschutzerklärung

https://supabase.com/privacy

Resend (E-Mail-Versand)

Für den Versand von E-Mails aus dem Portal nutzen wir den Dienst Resend des Anbieters Resend, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA.

Betroffen sind Anmeldelinks, Einladungen und Benachrichtigungen über neue Dokumente, Aufgaben, Nachrichten und eingereichte Formulare. Übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und der Inhalt der jeweiligen Benachrichtigung. Die Verarbeitung erfolgt in der EU-Region (Frankfurt).

Zweck

Versand von Anmeldelinks und Benachrichtigungen

Verarbeitete Daten

E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Benachrichtigung

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Drittland

USA, abgesichert durch Standardvertragsklauseln

AVV abgeschlossen

ja

Verarbeitungsregion

Frankfurt

Datenschutzerklärung

https://resend.com/legal/privacy-policy

Was wir ausdrücklich nicht einsetzen

In diesem Portal laufen keine Analysedienste, kein Google Analytics, kein Tag Manager, keine Werbenetzwerke, keine automatisch nachgeladenen Videos, keine Schriftarten von fremden Servern und keine Karten. Schriften liefern wir vom eigenen Server aus. Erklärvideos und PDF-Vorschauen von Drittanbietern werden erst geladen, wenn Sie den jeweiligen Knopf ausdrücklich auswählen.

9. Verweise auf Dienste Dritter

Die Dokumente und Erklärmedien, die wir für Sie ablegen, liegen nicht im Portal, sondern zum Beispiel bei Google Drive, Loom oder Notion. Das Portal speichert nur den Verweis darauf.

Wenn Sie einen solchen Verweis öffnen oder eine Vorschau mit „Video laden“ oder „PDF laden“ aktivieren, stellt Ihr Browser eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter her. Ab diesem Moment gilt die Datenschutzerklärung des Anbieters, und dieser erfährt Ihre IP-Adresse und Angaben Ihres Browsers. Darauf haben wir keinen Einfluss. Solange Sie den Verweis oder die Vorschau nicht aktivieren, werden keine Inhalte von diesen Anbietern geladen.

• Google Drive, Google Ireland Limited: https://policies.google.com/privacy
• Loom, Loom, Inc.: https://www.loom.com/privacy-policy
• Notion, Notion Labs, Inc.: https://www.notion.so/privacy

10. Dauer der Speicherung und Löschung Ihres Zugangs

Ihr Konto und die Inhalte Ihrer Organisation speichern wir für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung. Endet sie, löschen wir den Zugang, sobald der Zweck entfallen ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Wird ein Konto gelöscht, verschwinden die daran hängenden Vermerke über geöffnete Dokumente mit. Die Protokolle des Servers werden nach den üblichen Fristen unseres Hosters gelöscht.

Sie können die Löschung jederzeit verlangen. Eine Nachricht an kontakt@anrelo.com genügt, und Sie brauchen sie nicht zu begründen.